Sprawdzone sposoby na poprawę efektywności w pracy

Odpisuję na e-maila. Piszę parę zdań, uświadamiam sobie, że potrzebuję załącznik, który jest w innej wiadomości. Przechodzę na ogólny widok skrzynki mailowej i widzę, że w międzyczasie przyszły kolejne wiadomości. Sprawdzam, czy są ważne — nie to nic pilnego. Zapomniałam, po co tu weszłam, wracam do maila, którego pisałam. No tak przecież potrzebowałam złącznika. Dzwoni telefon i […]

Czy to brzmi znajomo? Rozproszenie, robienie wielu rzeczy naraz, częste zmiany kontekstu tak wykonywana praca nie tylko obniża naszą produktywności, ale też niszczy poczucie satysfakcji z pracy. Dlatego warto poznać sposoby i skorzystać z kilku przydatnych wskazówek, które zwiększą Twoją motywację do pracy, a tym samym pomogą osiągać lepsze wyniki.

Niezależnie od wykonywanej pracy, zawsze możesz poprawić swoją efektywność

Oto kilka wskazówek, dzięki którym możesz zwiększyć swoją efektywność nie tylko w pracy:

Uporządkowane miejsce pracy

Nie daj się rozpraszać małym rzeczom — nic tak nie przeszkadza w twórczym działaniu jak bałagan, dlatego, zanim rozpoczniesz pracę, uporządkuj swoje stanowisko pracy, wtedy lepiej skupisz się na tym, nad czym aktualnie pracujesz.

Codzienna rutyna Zastanów się, jak rozplanować dzień, przykładowo zacznij od:

1. Ustalenia godziny, o której wstaniesz,

2. W jakich godzinach pracujesz,

3. Kiedy zjesz posiłki,

4. Kiedy będziesz mieć czas na odpoczynek czy spotkanie z przyjaciółmi,

5. Oraz o której pójdziesz spać.

Staraj się trzymać tego postanowienia, powtarzaj je przez kolejne dni, aby wyrobić sobie ten pozytywny nawyk. Dzięki temu łatwiej skontrolujesz upływający czas, a także będziesz mieć świadomy wpływ na to, ile godzin poświęcasz na pracę, odpoczynek i życie prywatne. Szczególnie przydatne dla osób pracujących na zasadach home office.

Rozplanuj pracę

Zrobienie listy zadań, to świetny sposób na ustalenie priorytetów i terminowe ukończenie prac. Niezależnie od tego czy stworzysz ogólną listę zadań do wykonania na dzień lub tydzień, czy szczegółowo rozpiszesz zadania. Zyskujesz większą świadomość tego, które zadania na kiedy masz skończyć i w jakiej kolejności trzeba je zrealizować. Przy dobrze zaplanowanej pracy nie będziesz mieć czasu na rozpraszanie się innymi rzeczami.

Chwila relaksu

Twój plan pracy powinien zawierać przerwy. Zarówno te krótsze (jak przerwa na kawę czy herbatę) jak i te dłuższe (zjedzenie obiadu). Czasami wystarczy zamknięcie oczu na chwile.

Bądź asertywny i skupiony

Znajdź złoty środek — w pracy zawsze znajdzie się ktoś, kto nie daje sobie rady z własnymi obowiązkami i prosi o pomoc. Kiedy możesz pomóc, to pomóż, ale kiedy masz swoje obowiązki do zrealizowania, naucz się odmawiać. Rozproszenie innymi zajęciami może spowodować, obniżenie twojej efektywności. Dlatego jeśli możesz sobie na to pozwolić, ustaw telefon na tryb samolotowy i zanurz się w działaniu — to przyniesie pozytywne wyniki.

Stop z multitaskingiem

Obecnie wielozadaniowość przestała być zaletą pracownika. Okazuje się, że kiedy robimy wiele rzeczy naraz, żadnej z nich nie jesteśmy w stanie zrealizować stuprocentowo dobrze i zawsze znajdzie się coś do poprawienia.

Na podstawie badań nad grupą osób, która przez pewien czas wykonywała multitasking, a mianowicie nieustannie sprawdzali e-maile, czy wpisy na Facebooku i jednocześnie pracowali na komputerze – pisali artykuły lub wykonywali obliczenia. Profesor Clifford Nass ze Stanford University poinformował, że przy pracy wielozadaniowej mózg osób badanych zachowuje się tak jak po nieprzespanej nocy, a jego wydajność spadała nawet o 40 proc.*

Więc jeśli chcesz wykorzystać do maksimum swój potencjał, najlepiej koncentrować się na jednej rzeczy, a zadania wykonywać po kolei. Do poprawy koncentracji można zastosować technikę Pomodoro. Jak to działa? Zadania dzielimy na 25-minutowe interwały. W tym czasie koncentrujemy się wyłącznie na jednym zadaniu, eliminujemy wszelkie rozpraszacze. Po wyznaczonym czasie rozpoczynamy kolejne zadanie. Między zadaniami robimy krótkie max. 5-minutowe przerwy.

Przerwa w pracy

Czas dojazdu do pracy i z powrotem — wykorzystaj dla siebie

Według badań Polacy spędzają w drodze do pracy średnio 41 minut w jedną stronę. Wynika z tego, że dojazdy zabierają nam około 300 godzin. Wykorzystaj ten czas dla siebie! Czytaj książki, słuchaj ciekawych podcastów, muzyki, która cię odpręża, warsztatów edukacyjnych, rób kursy lub szkolenia on-line. Ten czas możesz potraktować jako chwile dla doskonalenia osobistego i zawodowego, to na pewno zaowocuje lepszymi wynikami w pracy.

Nie zapomnij o swojej kondycji fizycznej

Nie musisz zapisywać się na siłownię, czy wykonywać morderczych zestawów ćwiczeń. Sprawdź, wyszukaj jakie ćwiczenia możesz robić w domu. Zastanów się, ile czasu możesz na nie poświęcić. Przeanalizuj czy masz jakieś przeciwskazania do ćwiczeń, w razie niepewności możesz skontaktować się z lekarzem lub innym specjalistą. Może warto zacząć uprawiać jakiejś dyscypliny sportu – takie jak jazda konna, bieganie, czy pływanie. Pamiętaj, że zdrowie fizyczne dodaje energii do działania i wpływa pozytywnie na zwiększenie efektywności w pracy.

Mam nadzieję, że ten artykuł Cię zainspiruje. Daj znać, która wskazówka przypadła Ci do gustu, a może coś cię zaciekawiło? Podziel się tym artykułem ze znajomymi :)

*na podstawie https://www.newsweek.pl/zdrowie-i-nauka/nauka/umysl-wielozadaniowy/7n2smve